Warum die Nachbesetzung offener Stellen fast immer länger dauert als gedacht – und wie Sie das vermeiden

Eine Stelle wird frei, die Suche beginnt – und dann passiert oft: nichts. Zumindest nicht schnell genug. Aus unserer Erfahrung in der Personalberatung, insbesondere im Aufzugsbau und in der Fördertechnik, vergehen zwischen dem Entstehen einer Vakanz und dem tatsächlichen Arbeitsantritt der neuen Fach- oder Führungskraft im Schnitt rund neun Monate. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Zeitraum deutlich – mit spürbaren Folgen für Projekte, Team und Umsatz.

Woher kommen die neun Monate?

Der Zeitverlust entsteht selten an einer einzelnen Stelle, sondern summiert sich über den gesamten Prozess: Die interne Entscheidung, eine Position tatsächlich zu besetzen, wird oft erst getroffen, wenn der Engpass bereits spürbar ist – nicht vorausschauend. Anschließend folgen Stellenausschreibung und Kandidatensuche, die je nach Position und Marktlage mehrere Wochen bis Monate dauern. Es folgen Erstgespräche, weitere Interviewrunden und interne Abstimmungen, bevor überhaupt ein Angebot steht. Hat sich ein passender Kandidat gefunden, kommt die Kündigungsfrist seines aktuellen Arbeitgebers hinzu – bei Fach- und Führungskräften häufig drei Monate, bei leitenden Positionen nicht selten sechs Monate oder länger. Und selbst nach Arbeitsantritt braucht es Einarbeitungszeit, bis die Position tatsächlich voll besetzt ist im Sinne von produktiv.

Rechnet man diese Etappen zusammen, sind neun Monate keine Ausnahme, sondern der Regelfall.

Was das für Unternehmen bedeutet

Diese Zeitspanne ist teuer, auch wenn sie in keiner Kostenstelle explizit auftaucht: Projekte verzögern sich oder werden von Kollegen mitübernommen, die dadurch selbst an ihre Grenzen kommen. Wissen und Kundenbeziehungen gehen verloren, wenn eine Übergabe fehlt. Und je länger eine Position unbesetzt bleibt, desto größer wird der Druck, bei der nächsten Gelegenheit schnell zu entscheiden – was wiederum das Risiko einer Fehlbesetzung erhöht.

Der entscheidende Hebel: früher anfangen

Der wirksamste Hebel liegt nicht darin, den Prozess selbst zu beschleunigen, sondern ihn früher zu starten. Wer erst aktiv wird, wenn eine Kündigung bereits vorliegt oder eine Stelle akut unbesetzt ist, hat einen Großteil der neun Monate bereits verloren, bevor die Suche überhaupt begonnen hat.

Sinnvoller ist eine vorausschauende Personalplanung: Wo zeichnen sich in den nächsten sechs bis zwölf Monaten Abgänge ab – durch Ruhestand, absehbare Wechsel oder Wachstum? Diese Positionen sollten frühzeitig und aktiv angegangen werden, nicht erst reaktiv. Genau hier unterstützen wir als Personalberatung: Wir bauen relevante Kandidatenkontakte auf, bevor der Bedarf akut ist, sodass im Ernstfall nicht bei null gestartet werden muss.

Fazit

Neun Monate bis zur Nachbesetzung sind keine Ausnahme, sondern in vielen Branchen – speziell in der Fördertechnik und im Aufzugsbau – der realistische Erfahrungswert. Unternehmen, die das wissen und entsprechend früh planen, verschaffen sich einen entscheidenden Vorsprung im Wettbewerb um gute Fach- und Führungskräfte.